Comment trier, jeter et stocker tous vos documents papier

Gardez les reçus, les documents juridiques et les factures sous contrôle grâce à ces conseils d'organisation.

Poussés dans des tiroirs ou entassés dans des piles, le courrier et les documents peuvent rapidement encombrer un espace de travail et étouffer la productivité. Alors que le reste de votre maison peut être plus facile à garder en ordre, nous parions que vous n'accordez pas le même niveau d'attention et de réflexion à l'organisation des factures et des formulaires photocopiés. Bien qu'il puisse être tentant de ranger la paperasse jusqu'à ce que vous ayez à nouveau besoin de la référence de chaque pièce, vous ne devriez pas reporter le tri de vos piles de papier à une autre année. Voici comment le faire une fois pour toutes, selon un expert en organisation.

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Commencez à la porte.

Avant que différents documents ne commencent à circuler dans votre maison, Malaika Lubega, organisatrice professionnelle, décoratrice d'intérieur et propriétaire de Huza Home Concepts -dit que vous pouvez déterminer si vous devez les trier, les jeter ou les stocker dès que vous franchissez la porte d'entrée. 'Création d'une simple 'zone de dépôt' aide à éviter l'encombrement du papier », dit-elle. 'Dans ma propre maison, j'utilise ce que j'appelle ma 'boîte à miel' pour contenir, entretenir et réduire l'encombrement du papier.' Lubega montre sa propre caisse en plastique avec couvercle Made by Design (11 $, cible.com ) comme un produit que tout le monde peut utiliser car il n'y a pas de gâchis s'il est accidentellement renversé. 'Je désigne un jour par semaine pour trier cette poubelle, classer, déchiqueter et recycler tout ce qui ne restera pas', ajoute-t-elle.

Créer un système de tri.

Une façon d'aider votre processus de tri est de créer un système de classement. Cela ne doit pas être complexe. En fait, Lubega dit que cela vous aidera réellement à suivre les documents qui nécessitent une attention immédiate par rapport à ceux que vous avez juste besoin de classer. Elle recommande d'utiliser un organisateur de cubes économique, tel que l'étagère d'organisateur à quatre cubes Threshold ( 50 $, cible.com ), ainsi que des bacs de classement de magazines, comme Project's 62 Metal Magazine Filer ( 13 $, cible.com ) et des bacs en tissu, tels que les bacs de rangement Threshold's Cube ( 10 $, cible.com ), pour que tout soit en ordre. À partir de là, étiquetez chaque bac de magazine en fonction du type de paperasse ou du niveau de priorité. Lubega trie chacun avec ces étiquettes : factures, à faire et à déposer. En commençant par les factures, elle dit de les trier toutes dans leur propre fichier séparé pour suivre chacune qui nécessite une attention particulière, comme les factures de services publics. Mettez les documents « à faire », qui peuvent être des avis HOA et des options de refinancement aux événements scolaires à venir et d'autres documents qui n'ont pas besoin d'un avis immédiat, dans un bac individuel. Ensuite, une fois que vous avez payé vos factures, payé vos impôts pour l'année ou si vous souhaitez ranger les projets mémorables d'un membre de la famille, mettez le tout dans une poubelle « à classer ».

Stocker pour le long terme.

En plus de votre système de tri, ajoutez des dossiers séparés pour un stockage et un accès faciles à vos documents les plus importants, comme les factures de gaz, d'électricité et d'eau ; papiers pour chacun de vos cartes de crédit et les banques ; et les dossiers liés au logement. « Dans les dossiers, classez les enregistrements par ordre chronologique (les plus récents au premier plan) », note Lubega. 'Cela peut vous aider à suivre depuis combien de temps quelque chose est dans le dossier, et vous pouvez simplement le vider à l'arrière, le numériser et le détruire après un an.'

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Conservez toujours des copies papier de vos documents juridiques, comme les certificats de naissance, les passeports, les titres de propriété et les cartes de sécurité sociale, dit-elle. « Ceux-ci peuvent être stockés dans un coffre-fort dans une banque ou dans un coffre-fort à domicile », explique Lubega. 'S'ils sont à la maison, ils doivent être conservés dans un coffre-fort étanche et ignifuge qui peut être facilement saisi et emporté en cas d'urgence, comme une tornade, une inondation ou un incendie.' Étant donné que le remplacement de ces documents peut être complet et coûteux, elle suggère d'investir dans un coffre, comme le coffre Honeywell Lite Weight Waterproof ( 119,98 $, lowes.com ).

Jetez les « courriers indésirables ».

Si vous recevez des « courriers indésirables » comme des dépliants ou des publicités, Lubega dit que ceux-ci peuvent généralement être recyclés immédiatement. « Si elle est adressée à un « résident actuel », » ça peut aller !' elle dit. 'Cependant, s'il y a votre nom et votre adresse dessus, cela vaut la peine de le déchiqueter pour des raisons de sécurité.' D'autres objets à recycler ? Les coupons en sont un, d'autant plus que beaucoup peuvent être trouvés en ligne.

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Passez au numérique.

Une fois les documents déposés pendant un certain temps, vous pouvez les numériser. Vous voudrez conserver les factures payées, les relevés bancaires, les documents hypothécaires pendant environ un an, tandis que vous voudrez conserver les dossiers médicaux ou les informations fiscales à portée de main pendant cinq ans. Une fois cette fenêtre de temps écoulée, Lubega dit de les numériser et d'en conserver une copie numérique. 'De nombreux relevés mensuels (comme les factures, les relevés bancaires, etc.) ont des options sans papier, permettant aux clients d'accéder et de payer les relevés par voie électronique', explique Lubega. 'De même, de nombreux médecins' les cabinets (y compris certains vétérinaires) ont des portails pour les patients qui conserveront également en toute sécurité les dossiers médicaux et les déclarations.' Étant donné que vous pouvez accéder à ces types de relevés et de reçus en ligne, vous serez en mesure de garder votre maison organisée sans excès de papier.

Astuce de pro ? Elle recommande de consigner les mots de passe dans un livre, comme le journal des adresses Internet personnelles et des mots de passe de Peter Pauper Press ( 7,95 $, amazon.com ), car il y a beaucoup d'espaces pour noter des informations confidentielles et vous pouvez toujours conserver plutôt qu'un appareil. 'Alors que presque tous les services sans papier vous permettront de payer avec une carte de crédit, vérifiez s'il y a des frais associés au paiement par crédit plutôt qu'à un retrait direct de votre compte courant', conseille-t-elle. « Ce dernier est presque toujours une option gratuite. »

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