Que faire lorsqu'un invité de mariage annule à la dernière minute

C'est frustrant, mais vous n'avez pas à vous laisser abattre par les modifications tardives de RSVP.

ParAlyssa Brun27 novembre 2018 Publicité Sauvegarder Suite

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Rensche Mari ' > Crédit : Rensche Mari

Bien qu'il soit tentant de se mettre dans un accès de rage face aux annulations de dernière minute des invités du mariage, il est beaucoup plus productif d'adopter une approche de résolution de problèmes et de se débarrasser de l'ennui à la place. Vous souhaiterez réagir rapidement à l'annulation et informer vos fournisseurs de tout changement qui devra être apporté. Ici, tout ce que vous devez faire lorsqu'un invité vous dit qu'il ne peut plus assister à votre mariage.

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Répondez à l'invité en question.

Vous pouvez être enclin à ignorer complètement votre invité, mais vous voudrez répondre à votre ami ou membre de votre famille avec empathie et gentillesse. La plupart des clients sont conscients des implications d'une annulation de dernière minute et veulent savoir que vous ne leur en voudrez pas pour toujours. Vous pourriez répondre en disant quelque chose comme : « Merci de nous l'avoir signalé. Nous sommes déçus de ne pas pouvoir vous voir à notre mariage, mais nous comprenons parfaitement votre raisonnement. On se rattrape au retour de notre lune de miel.' Si vos invités ont annulé en raison d'une maladie ou d'un problème de voyage imprévu , cela peut signifier qu'ils annulent des vols, des chambres d'hôtel, etc. Bien que ce soit gênant et décevant pour vous et votre partenaire, il est crucial que vous vous souveniez que ces types d'annulations sont rarement exécutés avec une mauvaise intention.

Alertez les bons vendeurs.

Même si l'annulation est de dernière minute, il est important d'informer votre équipe de restauration et votre coordinateur ou organisateur de mariage du changement dès que possible. Ils voudront s'assurer qu'ils retirent les chaises et les couverts pour ces invités, et qu'ils ont un nombre global précis d'invités. Vous voudrez peut-être également informer votre entreprise de transport du changement de nombre, surtout si plus de deux couples ont annulé, car cela pourrait affecter la taille des véhicules qu'ils envoient pour votre événement.

Il est important de noter que chaque salle et équipe de restauration ont des règles différentes concernant les annulations de dernière minute. Certains peuvent permettre à votre nombre d'invités de changer jusqu'à 24 heures avant le mariage, tandis que d'autres peuvent exiger un décompte final d'invités une semaine avant. Votre facture finale sera basée sur le nombre final que vous aurez donné à la date limite, probablement pas sur le nombre réel car il est calculé avec les annulations de dernière minute.

Revoyez votre plan de salle.

C'est rare, mais si plus d'un couple a annulé et qu'ils sont assis à la même table, vous voudrez peut-être réorganiser. Vous ne voulez pas qu'une table conçue pour huit invités n'en ait que quatre, car elle se sentira vide, vous pourriez donc prendre un autre couple d'une table voisine pour la remplir. Profitez-en pour présenter des personnes que vous n'avez pas eues. ;t autrement prévu d'introduire.

N'oubliez pas les événements supplémentaires.

Si les invités qui ont annulé à la dernière minute avaient été comptés dans votre nombre final pour le dîner de répétition, la fête de bienvenue ou le brunch post-mariage , assurez-vous de suivre les mêmes étapes d'annulation pour chaque événement. Si vous aviez pris des rendez-vous au spa avec eux, ou si vous les aviez comptés pour prononcer un discours, vous voudrez vous assurer d'en informer votre planificateur ou coordinateur.